Marketing Internacional

As empresas estão cada vez mais recorrendo à videoconferência na Web para apresentações e reuniões.

Comunicar-se com outras pessoas por meio de computadores costumava ser coisa de ficção científica. Hoje é uma realidade.

Com a tecnologia de hoje, as pessoas podem fazer conexões cara a cara por meio de computadores, estejam elas localizadas no próximo prédio de escritórios ou em todo o mundo.

Hoje, mais do que nunca, as empresas contam com conferências e seminários na Web, chamados Webinars, como uma solução de comunicação econômica e conveniente. À medida que a tecnologia se torna mais acessível, mais empresas estão optando por esses eventos em detrimento do alto custo das viagens de negócios.

Em vez da despesa e da inconveniência de reunir um grande grupo de pessoas em um auditório para uma grande apresentação, agora todos podem se reunir por meio de um Webinar onde os participantes ouvem os palestrantes simultaneamente por meio de computadores. Para grupos menores, a interação em tempo real entre os participantes está disponível.

Os webinars são uma maneira excelente e econômica de se comunicar com a equipe de vendas, acionistas, técnicos externos e outros pela Web. Elimina a necessidade de arranjos de viagem caros e custos de configuração do auditório. Os vendedores podem usar webinars para se conectar com clientes em potencial [fonte: Business.com].

Os gerentes de negócios criaram maneiras inovadoras de usar conferências na Web e webinars para comercializar novos produtos e reuniões de vendas. As empresas podem fazer conferências pela Web com outras filiais, escritórios ou funcionários individuais [fonte: AskMen.com].

Para criar um evento de vídeo na Web de sucesso hoje, pouco mais é necessário do que um computador, uma câmera da Web (Webcam) e uma conexão com a Internet. Os custos e a complexidade variam dependendo dos requisitos da conferência.

A realização de uma reunião virtual permite que os participantes troquem documentos e trabalhem em um «quadro branco» onde imagens, arquivos e gráficos podem ser baixados [fonte: Ciência da Computação na Universidade de Columbia].

Neste artigo, falaremos sobre os requisitos técnicos para eventos de vídeo na Web, além de como planejar e configurar eventos de vídeo na Web.

Requisitos técnicos para eventos da Web de vídeo

Hospedar um evento de vídeo na Web requer uma câmera da Web.

Fotógrafo: Anatoly Tiplyashin|Agência: Dreamstime

Existem três maneiras de configurar webconferências ou webinars: baseado em computador, desktop ou um sistema de estúdio.

O menos caro é o sistema baseado em computador que usa um computador, webcam e software livre como NetMeeting, Microsoft ou produtos similares, e um cartão codificador/decodificador (CODEC) [fonte: AskMen.com].

Se o seu computador não tiver uma câmera embutida, você precisará de uma câmera padrão H320, como uma Logitech QuickCam. O H320 é um padrão da indústria de telecomunicações para videoconferência que permite a comunicação por ISDN (rede de serviços digitais integrados) [fonte: PC Magazine]. É fácil conectar a câmera na porta USB do computador e instalar o software do programa em seu disco rígido.

Um sistema de desktop é um avanço do sistema baseado em computador em que o hardware dedicado é instalado no computador. Isso permite transmissões de áudio e vídeo aprimoradas pelo sistema baseado em computador.

Para usar qualquer um dos sistemas, seu computador precisará de uma placa de rede, além de uma câmera, microfone e alto-falantes.

Esteja preparado para sacrificar a qualidade se estiver usando webcams e software livre. A resolução com esses sistemas geralmente é baixa e a taxa de quadros é de apenas um quadro por segundo. O uso de um sistema de desktop com o software que o acompanha proporcionará melhor qualidade com velocidades de quadro de até 30 quadros por segundo. Independentemente do sistema usado, há atrasos de transmissão de cerca de um segundo durante a comunicação [fonte: AskMen.com].

Oferecendo a melhor qualidade, mas também o mais caro, são os sistemas baseados em estúdio nos quais uma sala é fornecida com visualizadores de documentos, câmeras suspensas, visualizadores de slides, sistemas de controle e comutadores de visão. Esses sistemas geralmente são usados ​​por grandes empresas ou universidades [fonte: AskMen.com].

Existem duas opções para se conectar à Internet. As conexões ISDN usam redes telefônicas para transmissões de dados. As conexões de Protocolo de Internet (IP) usam a Internet.

As conexões ISDN fornecem um nível de largura de banda consistente durante a chamada. A conexão não é afetada por configurações restritivas de firewall que podem afetar as transmissões de IP. Os ISDNs são mais adequados para sistemas de vídeo em grupo instalados em salas de conferência com locais externos.

As conferências baseadas em IP usam uma conexão Ethernet. As chamadas podem ser feitas da Internet pública ou usando uma rede de provedor de serviços e linhas T-1 dedicadas. Os sistemas IP podem sofrer atrasos se a rede estiver congestionada, principalmente se for pela Internet pública. Os firewalls corporativos podem bloquear dados que chegam de nossa rede local [fonte: NetworkWorld].

Na próxima página, falaremos sobre como configurar um evento da Web de vídeo.

Como configurar um evento da Web de vídeo

Os apresentadores de vídeo da Web devem testar o equipamento antes de obter o evento real.

Fotógrafo: Marcin Bakerzak|Agência: Dreamstime

A configuração de uma Webconferência ou Webinar bem-sucedida requer certos critérios, como garantir que os participantes tenham o mesmo equipamento e software que o host. Os participantes precisam ser notificados da data e hora corretas.

Antes de iniciar a conferência pela Web, é uma boa ideia testar o sistema, a iluminação e a localização do microfone [fonte: AskMen.com]. Você precisará de uma placa de rede, câmera, microfone e alto-falantes externos se estiver usando um sistema baseado em computador ou desktop.

Uma das coisas mais importantes para qualquer sistema é um codificador/decodificador (CODEC), que comprime e transmite sinais de áudio e vídeo para os destinatários. Alguns CODECs são unidades autônomas e são usados ​​em sistemas baseados em estúdio. Placas de vídeo mais baratas se conectam ao seu computador. Os especialistas recomendam que um especialista faça a instalação [fonte: AskMen.com].

Softwares que melhoram a transmissão, como SightSpeed ​​e Access Grid, melhoram a qualidade da imagem removendo informações sem importância.

Se você tiver controle sobre equipamentos e tipos de rede em ambas as extremidades das conexões, a conferência pela Web deve ser fácil. Se houver sites de rede ou provedores de serviços diferentes, pode ser necessário trabalhar com um provedor de conferência na Web, como Premiere Global ou WebEx, que ofereça pontes de rede para traduzir chamadas ISDN e IP [fonte: WireOne].

Uma unidade de controle multiponto (MCU) será necessária para combinar as chamadas recebidas de diferentes locais em uma única conferência.

Algumas dicas para conduzir um evento na Web com sucesso incluem:

instalando um monitor extra para que os participantes possam se ver

usando o botão mudo quando não estiver falando para evitar eco

rediscar ou reinicializar o sistema para ajustar a qualidade da conferência

manter baterias sobressalentes à mão

Ao falar com outras pessoas durante uma conferência pela Web, sempre olhe para a câmera e fale de forma clara e lenta. Antes de responder a um comentário, faça uma breve pausa e limite qualquer movimento em segundo plano [fonte: AskMen.com].

Para a conferência, vista-se com cuidado, vestindo roupas apropriadas para o evento. Ao vender uma ideia, os especialistas recomendam inclinar-se para a câmera. Sente-se ereto e imóvel na cadeira de conferência – não se agache ou se mova na cadeira.

Se você está nervoso com a perspectiva de aparecer na tela, os especialistas dizem que é uma boa ideia praticar com um amigo ou colega, ou fazer um vídeo em casa e revisá-lo [fonte: CareerJournal.com].

A segurança é um fator importante em eventos da Web. Informações financeiras, de saúde e outras informações confidenciais serão compartilhadas pela Internet, por exemplo, e as medidas de segurança são importantes.

As informações são armazenadas temporariamente em um servidor de Internet compartilhado enquanto uma conferência na Web está em andamento. Para proteger essas informações, é vital usar um Secure Socket Layer (SSL). Os SSLs criptografam as informações para que não sejam legíveis para ninguém além do público-alvo, movendo as informações alternadamente do computador host da conferência para os computadores dos participantes.

Muitas empresas de software, como WebEx, Cisco e Premiere Global, oferecem opções de segurança para os usuários. No nível do site, os gerentes podem emitir senhas e nomes de usuário aos convidados para controlar a segurança.

Na próxima página, falaremos sobre como conectar-se a videoconferências na Web.

Conexões de eventos da Web de vídeo

Eventos de vídeo da Web dependem principalmente de conexões DSL.

Fotógrafo: Rob Hill|Agência: Dreamstime

Há quatro maneiras de se conectar pela Internet para realizar uma conferência na Web: serviço dial-up por meio de linhas telefônicas existentes, uma linha de assinante digital (DSL), cabo DSL e satélite. Para ter um evento da Web bem-sucedido, é necessária a velocidade adequada da Internet ou seu conteúdo levará muito tempo para carregar no site do destinatário.

Para conferências de curta distância, as conexões dial-up podem funcionar bem. Dependendo da localização dos destinatários, as conexões dial-up podem não suportar vídeos. As conexões são mais lentas e sobrecarregam suas linhas telefônicas existentes, no entanto, ele ainda pode suportar vários usuários simultaneamente usando apenas uma linha telefônica. Alguns provedores de ISP dial-up podem fornecer compactação de conteúdo e cache de página para aumentar a velocidade [fonte: TopTenReviews].

A linha de assinante digital, ou DSL, é uma boa escolha, pois oferece velocidades de Internet cinco a 50 vezes mais rápidas do que a discagem. DSL funciona com linhas telefônicas existentes. O DSL usa uma linha telefônica dedicada, que precisa apenas de um roteador, um filtro, um modem para cada sistema e uma caixa que traduz os dados enviados e recebidos. A maioria das companhias telefônicas oferece conexões DSL. Para usar DSL, você precisa estar dentro da área de serviço da companhia telefônica, pois as frequências de transmissão se deterioram em curtas distâncias. Alguns ISPS dial-up oferecem aceleradores para aumentar a velocidade da transmissão [fonte: TopTenReviews].

Outra opção é um cabo DSL, fornecido por um provedor de cabo de Internet. É necessário um modem que pode ser alugado ou comprado. Embora seja considerada a mais rápida de todas as conexões, sua velocidade pode ser afetada pelo número de usuários da área conectados simultaneamente. As vantagens incluem uma conexão rápida. O cabo DSL está sempre ligado, pois não há necessidade de esperar por uma conexão discada. O telefone e a Internet podem ser usados ​​simultaneamente [fonte: TopTenReviews].

A conferência via satélite oferece a melhor qualidade de imagem – comparável às imagens de televisão. É mais econômico quando usado com grandes eventos em formato de apresentação, como Webinars, devido ao único local de transmissão. É mais caro transmitir o sinal do que recebê-lo, portanto, definir a localização do host é uma consideração importante [fonte: TKO Video Communications]. Uma antena parabólica de Internet e um modem de satélite são necessários. Dependente de elementos climáticos, o satélite pode não ser confiável, mas é 10 vezes mais rápido que o dial-up.

Na próxima página, falaremos sobre negócios que usam videoconferência na Web juntamente com desenvolvimentos futuros.

Empresas que utilizam eventos de vídeo na Web

Muitas empresas usam videoconferência na Web para fornecer serviços de suporte aos clientes.

Fotógrafo: Andrés Rodríguez|Agência: Dreamstime

As empresas grandes e pequenas descobriram que as videoconferências e seminários na Web são uma maneira econômica de realizar reuniões de negócios.

Os usuários de webconferência os consideram úteis para treinamento de funcionários, marketing para clientes em potencial e discussões gerais de negócios no conforto de seu próprio escritório.

A Avtex, Inc., uma empresa sediada em Minnesota que fornece aplicativos de processos de negócios, espera economizar US$ 50.000 por ano apenas em custos de viagem ao contar com a conferência pela Web por meio do sistema Office Live Meeting da Microsoft. A Avtex usa a conferência pela Web para fornecer serviços de suporte com seus 650 clientes em todo o mundo e para reuniões de equipe e sessões de treinamento. Fundada em 1971, a empresa começou com 50 funcionários e hoje conta com 100 funcionários trabalhando em escritórios em quatro estados [fonte: Microsoft].

A Pharmacia, uma das maiores empresas farmacêuticas, tem 60.000 funcionários em 60 países. Depende da webconferência para se manter conectado [fonte: ITWorld]. Quando a empresa abriu sua nova sede em Peapack, NJ, estava equipada com 56 salas de conferência equipadas para videoconferência. No total, há 300 salas de reuniões equipadas com vídeo em toda a empresa.

Com as empresas tendo uma face mais global, a videoconferência na Web oferece uma maneira de os colegas permanecerem conectados – mesmo em escritórios diferentes. O que o futuro reserva para Webconferências e Webinars? Especialistas preveem que as habilidades atuais são apenas a ponta do iceberg do evento de vídeo.

Avanços tecnológicos, como unidades de videoconferência plug-and-play acessíveis, já permitiram a fiação mais fácil de computadores pessoais para visão e som.

No horizonte estão as mensagens instantâneas de vídeo, que já foram integradas aos sistemas operacionais Windows XP da Microsoft. Mensagens instantâneas com telas de vídeo que são ativadas sempre que o computador é ligado substituirão as janelas pop-up atuais com apenas texto exibido [fonte: NetworkWorld].

Só o tempo dirá como será a videoconferência no futuro.

Para muito mais informações sobre videoconferência na Web e tópicos relacionados, confira os links na próxima página.

Como funciona a conferência

Como funcionam as apresentações on-line

Como funciona o treinamento on-line

Como funciona a segurança de videoconferência

Como funcionam os seminários na Web

Estreia global

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